Règlement intérieur

FORM-A-PRO — Groupe Polygone SAS
Articles L. 6352-3 et suivants du Code du travail

Préambule. Groupe Polygone SAS est un organisme de formation professionnel indépendant domicilié Immeuble Ordinal 508 F, 12 rue des Chauffours, 95000 Cergy, enregistré sous le numéro de déclaration d’activité n° 11950840195 auprès du préfet de la région Île-de-France; cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. Il exerce sous le nom commercial FORM-A-PRO pour ses actions de formation professionnelle continue préparant à une certification professionnelle enregistrée au Répertoire spécifique. Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les règles générales et permanentes applicables à tous les participants aux actions organisées par l’Organisme, de préciser la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité ainsi que les règles relatives à la discipline, notamment les sanctions applicables aux stagiaires et les droits de ceux-ci en cas de sanction. Les dispositions du présent règlement complètent celles du Contrat de formation, qui prévaut en cas de contradiction. Lorsque l’action est financée par le compte personnel de formation, il n’est pas conclu de contrat de formation professionnelle : la commande validée sur Mon Compte Formation fait foi, et les conditions générales et particulières d’utilisation de ce service prévalent sur toute stipulation contraire du présent règlement.

Article 1 — Dispositions générales : règles d’hygiène et de sécurité

La prévention des risques d’accidents et de maladies est impérative et exige de chacun le respect des prescriptions applicables en matière d’hygiène et de sécurité sur les lieux de formation, ainsi que de toute consigne imposée par la Direction, le constructeur ou le formateur, s’agissant notamment de l’usage des matériels mis à disposition. Chaque Stagiaire ou bénéficiaire doit veiller à sa sécurité personnelle et à celle des autres. Lorsque la formation se déroule dans un établissement déjà doté d’un règlement intérieur, les mesures de sécurité et d’hygiène applicables sont celles de ce dernier règlement. S’il constate un dysfonctionnement du système de sécurité, le Stagiaire en avertit immédiatement la Direction. Le non-respect de ces consignes expose la personne à des sanctions disciplinaires. La Direction dûment avertie entreprend les démarches appropriées en matière de soins et réalise la déclaration auprès de la caisse de Sécurité sociale compétente.

Les actions étant conduites en formation ouverte et à distance, le Stagiaire est en outre invité à aménager son poste de travail personnel de manière à prévenir les risques liés au travail prolongé sur écran : hauteur d’assise et de l’écran, éclairage, pauses régulières. Ces recommandations lui sont remises avec le livret d’accueil.

Article 2 — Personnes concernées et champ d’application

Le présent règlement s’applique à toutes les personnes participant à une action de formation organisée par l’Organisme sous la marque FORM-A-PRO, pour toute la durée de l’action suivie. Chaque Stagiaire est considéré comme ayant accepté les termes du présent règlement lorsqu’il suit une formation dispensée par l’Organisme et accepte que des mesures soient prises à son encontre en cas d’inobservation. Le règlement définit les règles d’hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline, la nature et l’échelle des sanctions ainsi que les garanties procédurales applicables lorsqu’une sanction est envisagée.

Le présent règlement est porté à la connaissance du Stagiaire avant son entrée en formation : il est joint au dossier d’inscription, mis à disposition dans l’espace documentaire de la plateforme d’apprentissage et publié sur le site de l’Organisme. Son acceptation est enregistrée à la première connexion à la plateforme.

Article 3 — Lieu et modalité de la formation

Les formations sont dispensées intégralement à distance, en formation ouverte et à distance (FOAD) au sens de l’article D. 6313-3-1 du Code du travail. Le parcours associe un travail dirigé et encadré sur la plateforme d’apprentissage et un accompagnement synchrone de quatre (4) heures par parcours, assuré en visioconférence par un consultant référent désigné : un entretien de positionnement (1 h), un entretien de régulation à mi-parcours (1 h) et un entretien de conclusion (2 h). Le Stagiaire n’est donc jamais laissé en autonomie complète. Elles peuvent également se dérouler dans les locaux de l’Organisme ou dans des locaux extérieurs.

Les dispositions du présent règlement sont applicables non seulement au sein des locaux physiques, mais également sur la plateforme d’apprentissage, pendant les entretiens en visioconférence, lors du passage de la certification à distance et dans tout local ou espace accessoire à l’Organisme de formation. Les lieux et dates de formation sont susceptibles d’être modifiés en fonction d’impondérables et des nécessités de l’Organisme; un tel changement ne constitue pas un motif de résiliation du Contrat. Le calendrier du parcours est co-construit avec le Stagiaire lors de l’entretien de positionnement; il s’étend d’un à trois mois selon la formation et la disponibilité du Stagiaire.

Article 4 — Boissons alcoolisées et drogues

L’introduction ou la consommation de drogue ou de boissons alcoolisées dans les locaux dédiés aux formations est formellement interdite. Il est interdit aux Stagiaires de pénétrer ou de séjourner en état d’ivresse ou sous l’emprise de drogue au sein de l’Organisme de formation et, plus généralement, dans tous les lieux où les formations sont dispensées. Les Stagiaires ont accès, lors des pauses, à des boissons non alcoolisées restant à leur charge financière. La même interdiction s’applique aux entretiens conduits en visioconférence et au passage de la certification à distance.

Article 5 — Interdiction de fumer

Il est formellement interdit de fumer ou de vapoter dans les salles de formation et dans l’enceinte de l’Organisme de formation.

Article 6 — Lieux de restauration

Il est interdit, sauf autorisation de la Direction, de prendre ses repas dans les locaux de l’Organisme de formation.

Article 7 — Consignes d’incendie

Les consignes d’incendie, et notamment un plan de localisation des extincteurs et des issues de secours, sont affichées dans les locaux de formation de manière à être connues de tous les Stagiaires, qui doivent en prendre connaissance. En cas d’alerte, le Stagiaire cesse toute activité de formation et suit dans le calme les instructions du représentant habilité de l’Organisme ou des services de secours. Tout Stagiaire témoin d’un début d’incendie doit immédiatement appeler les secours en composant le 18 depuis un téléphone fixe ou le 112 depuis un téléphone portable, et alerter un représentant de l’Organisme de formation.

Article 8 — Accident

Tout accident ou incident survenu à l’intérieur des locaux de l’Organisme doit être immédiatement déclaré à la Direction par le Stagiaire accidenté ou les personnes témoins de l’accident. L’accident survenu au Stagiaire pendant qu’il se trouve sur le lieu de formation, ou pendant qu’il s’y rend ou en revient, fait l’objet d’une déclaration par la Direction auprès de la Sécurité sociale. Lorsque la formation est suivie à distance, le Stagiaire signale sans délai tout incident survenu pendant une séquence de formation; la Direction procède, le cas échéant, à la déclaration qui lui incombe.

Article 9 — Tenue et comportement

Il est demandé à chaque Stagiaire ou bénéficiaire d’avoir un comportement garantissant le respect des règles élémentaires de savoir-vivre, de savoir-être en collectivité et le bon déroulement des formations. Toute propagande ou tout prosélytisme idéologique ou religieux sont strictement proscrits au sein de l’Organisme, ainsi que toute activité commerciale. Sur les lieux de formation comme sur la plateforme d’apprentissage, dans les espaces d’échange en ligne et pendant les entretiens en visioconférence, les Stagiaires sont tenus de respecter les actions de formation, tant à l’égard du formateur et de l’Organisme que des autres Stagiaires, et de n’entraver l’action par aucun comportement inapproprié. Toute insulte, agression, diffamation, menace ou faux témoignage (liste non exhaustive), à titre personnel ou collectif, envers l’Organisme de formation ou son personnel fera immédiatement l’objet d’une convocation afin que le Stagiaire s’explique; la procédure disciplinaire prévue à l’article 19 peut être engagée.

Sont en outre strictement prohibés tout fait de violence, tout agissement sexiste, tout harcèlement moral ou sexuel et toute discrimination fondée sur l’un des critères prohibés par la loi. Ces faits sont traités selon la Procédure de prévention et de traitement des violences, du harcèlement et des discriminations annexée au présent règlement, et exposent leur auteur aux sanctions prévues à l’article 18, sans préjudice des suites civiles et pénales.

Article 10 — Horaires, retard et absence

Les horaires de stage sont fixés par l’Organisme de formation et transmis aux Stagiaires lors de la convocation. Les Stagiaires sont tenus de les respecter. L’Organisme se réserve, dans les limites imposées par les dispositions en vigueur, le droit de modifier les horaires en fonction des nécessités de service; les Stagiaires en sont avertis suffisamment à l’avance. Les horaires des sessions incluent les pauses, que les formateurs ont toute latitude pour marquer en accord avec les Stagiaires. En cas d’absence ou de retard, le Stagiaire avertit la Direction et/ou le secrétariat et s’en justifie.

L’assiduité est établie, pour chaque parcours, par trois éléments concordants : les relevés de connexion et l’avancement horodaté sur la plateforme d’apprentissage; la restitution des travaux et des évaluations de niveau jalonnant le parcours, module par module; et, pour les quatre heures d’accompagnement synchrone, une feuille d’émargement électronique signée par le Stagiaire et par le consultant référent à l’issue de chaque entretien, accompagnée d’un compte rendu. L’émargement par demi-journée ne s’applique qu’aux séquences éventuellement organisées en présence. Le refus réitéré de justifier de son assiduité, comme le refus de signer les documents d’émargement, expose le Stagiaire à la procédure disciplinaire de l’article 19.

L’Organisme informe immédiatement l’Organisme tiers finançant éventuellement la formation (employeur, administration, Région, France Travail, Transitions Pro, OPCO, etc.) de cet événement, ce que le Stagiaire reconnaît et accepte. Lorsque la formation est financée par le compte personnel de formation, l’assiduité et le service fait sont déclarés à la Caisse des Dépôts selon les règles de Mon Compte Formation; une absence de réalisation, totale ou partielle, y est déclarée comme telle et donne lieu, le cas échéant, au reversement des droits non consommés au compte du Titulaire. Tout événement non justifié par des circonstances particulières constitue une faute passible de sanctions disciplinaires. Le Stagiaire dont la rémunération est prise en charge par les pouvoirs publics s’expose à une retenue proportionnelle à la durée de l’absence.

Article 11 — Accès aux locaux de formation

Sauf autorisation expresse de la Direction, le Stagiaire ne peut entrer ou demeurer dans les locaux de formation à d’autres fins que la formation. En aucun cas il ne peut y introduire, faire introduire ou faciliter l’introduction de personnes étrangères à l’Organisme, ni procéder à la vente de biens ou de services (famille, amis, enfants, conjoint; liste non exhaustive). La même règle s’applique aux entretiens en visioconférence, auxquels seuls le Stagiaire et, s’il le souhaite, la personne l’accompagnant au titre d’une adaptation convenue avec la référente handicap, peuvent participer.

Article 12 — Usage du matériel et des accès à la plateforme

Sauf autorisation particulière de la Direction, l’usage du matériel de formation se fait sur les lieux de formation et est exclusivement réservé à l’activité de formation. L’utilisation à des fins personnelles du matériel mis à disposition est interdite. Il est dès lors interdit de télécharger tout document audio, vidéo, PDF ou autre sans accord préalable de l’Organisme de formation. Les identifiants d’accès à la plateforme sont strictement personnels : leur partage, leur cession ou toute utilisation par un tiers sont interdits et constituent une faute passible de sanctions. À la fin du stage, le Stagiaire restitue tout matériel et document en sa possession appartenant à l’Organisme. Il conserve en bon état le matériel qui lui est confié, en fait un usage conforme à son objet et signale immédiatement au formateur toute anomalie.

Le Stagiaire fournit et maintient à sa charge l’équipement nécessaire au suivi du parcours : ordinateur doté d’une webcam et d’un microphone, connexion internet stable, adresse électronique personnelle. La licence du logiciel objet de la formation n’est pas comprise dans le prix du parcours; l’accès au logiciel reste à la charge du Stagiaire.

Passage de la certification à distance : probité de l’épreuve

Le passage de la certification a lieu en ligne, en conditions d’examen, sous surveillance à distance, l’identité du candidat étant vérifiée au démarrage de l’épreuve. Sont strictement interdits, et constituent une faute grave : la substitution de personne, la présence d’un tiers, l’usage de documents, de logiciels, de communications ou d’outils d’assistance non autorisés, la captation ou la diffusion du contenu de l’épreuve, ainsi que toute manœuvre visant à contourner le dispositif de surveillance. La constatation d’un tel fait entraîne l’invalidation du passage par l’organisme certificateur, sans que l’Organisme de formation puisse en être tenu responsable; un nouveau passage n’est alors pas pris en charge par l’Organisme. Le Stagiaire est en outre passible des sanctions de l’article 18.

Article 13 — Rôle des Stagiaires

Les Stagiaires ou bénéficiaires font toute suggestion pour améliorer le déroulement des stages et les conditions de vie des Stagiaires dans l’Organisme de formation, ce qui ne permet aucunement de se montrer défiant, grossier, insultant, agressif, diffamant ou menaçant, ni de produire un faux témoignage (liste non exhaustive), à titre personnel ou collectif, à l’égard de l’Organisme. Ils présentent toutes réclamations individuelles ou collectives relatives à ces matières, aux conditions d’hygiène et de sécurité et à l’application du règlement intérieur.

Aucune des formations de l’Organisme n’atteignant cinq cents (500) heures, il n’est pas procédé à l’élection de délégués des stagiaires (articles R. 6352-9 et suivants du Code du travail). Chaque Stagiaire présente donc directement ses observations, suggestions et réclamations : à son consultant référent, lors de l’entretien de régulation à mi-parcours; par la messagerie de la plateforme; par les questionnaires d’évaluation jalonnant le parcours et le questionnaire de satisfaction de fin de parcours; ou, pour une réclamation formelle, à l’adresse le formulaire de contact du site, motif « Réclamation », avec accusé de réception sous 48 heures ouvrées et réponse de fond sous 10 jours ouvrés.

Article 14 — Enregistrements et téléphones

Les Stagiaires ne sont pas autorisés à enregistrer (sur MP3 ou tout autre format) ni à filmer (sur MP4 ou tout autre format) les sessions de formation; ils ne doivent pas faire usage de leur téléphone durant les sessions sans autorisation préalable du formateur ou d’un représentant de l’Organisme. Cette interdiction couvre les entretiens conduits en visioconférence, qui ne font l’objet d’aucun enregistrement, par l’une ou l’autre partie, sauf accord écrit préalable et réciproque.

Le passage de la certification fait en revanche l’objet, par le prestataire de surveillance à distance mandaté par l’organisme certificateur, d’une captation de l’image, du son et de l’écran du candidat, pour la seule durée de l’épreuve et aux seules fins de contrôle de la probité de celle-ci. Cette captation, à laquelle le candidat consent avant le démarrage du test, relève du certificateur et de son prestataire; les conditions de conservation et d’effacement sont celles qu’ils publient. Le Stagiaire qui ne souhaite pas être surveillé à distance peut demander à passer l’épreuve en centre agréé.

Article 15 — Documentation pédagogique

Sans préjudice des dispositions des conditions générales, tous documents audiovisuels et écrits pédagogiques, remis ou projetés lors des sessions de formation ou mis à disposition sur la plateforme, sont protégés au titre des droits d’auteur et ne peuvent être réutilisés autrement que pour un strict usage personnel, et seulement avec l’accord préalable de l’Organisme de formation. Il en va de même des fichiers d’exercices fournis et des sujets des tests blancs.

Article 16 — Détérioration, perte et vol des biens personnels

L’Organisme de formation décline toute responsabilité en cas de détérioration, perte ou vol d’objets personnels de toute nature déposés par les Stagiaires dans ses locaux, les effets personnels des Stagiaires restant sous leur responsabilité propre.

Article 17 — Droits des stagiaires et interlocuteurs

Vos interlocuteurs. Les coordonnées ci-dessous sont affichées sur la plateforme d’apprentissage, rappelées dans le livret d’accueil et publiées sur le site internet de l’Organisme. Le nom de chaque référent est communiqué au Stagiaire avec son dossier d’inscription et rappelé dans le livret d’accueil.

Ressources extérieures. Le Stagiaire peut également s’adresser, indépendamment de l’Organisme : au 3919 — Violences Femmes Info (gratuit, anonyme, 24 h/24); au 39 28 — Défenseur des droits, en cas de discrimination; à la plateforme de signalement en ligne arretonslesviolences.gouv.fr; au 17 ou au 112 en cas d’urgence; ou déposer plainte auprès des services de police ou de gendarmerie.

Article 18 — Sanctions

Tout manquement du Stagiaire ou bénéficiaire à l’une des prescriptions du présent règlement intérieur pourra faire l’objet d’une sanction prononcée par la Direction de l’Organisme de formation ou son représentant. Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions suivantes : rappel à l’ordre; avertissement écrit par le directeur de l’Organisme ou par son représentant; blâme; exclusion temporaire de la formation; exclusion définitive de la formation. Les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites.

Le responsable de l’Organisme ou son représentant informe de la sanction prise : l’employeur du salarié stagiaire ou l’administration de l’agent stagiaire, uniquement lorsque la formation se réalise sur commande de l’employeur ou de l’administration; et/ou le financeur du stage; et le stagiaire lorsqu’il finance lui-même sa formation. Lorsque la formation est financée par le compte personnel de formation, la sanction n’est pas notifiée à la Caisse des Dépôts en tant que telle : seule la réalisation effective de l’action, ou son absence, est déclarée au titre du service fait. Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par la Direction.

Article 19 — Procédure disciplinaire

Lorsque la Direction envisage de prendre une sanction ayant une incidence, immédiate ou non, sur la présence d’un Stagiaire dans une formation, il est procédé comme suit. La Direction convoque le Stagiaire en lui indiquant l’objet de la convocation, ainsi que la date, l’heure et le lieu de l’entretien; la convocation est écrite et adressée à l’intéressé contre décharge ou par courriel. Au cours de l’entretien, le Stagiaire peut se faire assister par une personne de son choix — stagiaire non concerné par le litige ou salarié de l’Organisme; la convocation fait état de cette faculté. La Direction indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du Stagiaire. L’entretien peut se tenir en visioconférence lorsque le Stagiaire suit sa formation à distance.

Les formations dispensées par l’Organisme étant toutes d’une durée inférieure à cinq cents (500) heures, il n’est pas constitué de commission de discipline : en application des articles R. 6352-4 et suivants du Code du travail, cette commission n’est requise que lorsque des délégués des stagiaires ont été élus, ce qui n’est obligatoire que pour les actions d’une durée supérieure à 500 heures. L’exclusion définitive est prononcée par la Direction à l’issue de l’entretien, sur décision écrite et motivée.

La sanction fait l’objet d’une notification écrite et motivée au Stagiaire, par lettre recommandée, remise contre décharge ou courriel. Lorsque l’agissement a donné lieu à une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à cet agissement ne peut être prise sans que le Stagiaire ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui et que la procédure ci-dessus ait été respectée. La sanction ne peut intervenir plus de deux mois après le jour où le fait a été constaté (article R. 6352-6 du Code du travail).

Article 20 — Publicité et remise du règlement

Le présent règlement est remis à chaque Stagiaire ou bénéficiaire. Un exemplaire est disponible dans les locaux de l’Organisme, sur la plateforme d’apprentissage et sur son site internet. Le Stagiaire est considéré comme ayant reçu le règlement intérieur, la procédure mentionnée à l’article 9 et l’information RGPD dès la signature de son contrat ou de sa demande d’inscription, dès la validation de sa commande sur Mon Compte Formation lorsque l’action est financée par le compte personnel de formation, ou dès la mise à disposition de ces documents sur la plateforme d’apprentissage.

À l’issue de l’action de formation, le Stagiaire se voit remettre une attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis (article L. 6353-1 du Code du travail), et une attestation de présence à transmettre, selon le cas, à son employeur, à son administration ou à l’organisme finançant l’action. Lorsque l’action prépare à une certification professionnelle, l’attestation de passage puis, en cas de réussite, le certificat correspondant sont délivrés par l’organisme certificateur et mis à disposition du candidat par celui-ci. Lorsque l’action n’est pas certifiante, l’attestation de fin de formation est complétée d’un certificat d’établissement délivré par l’Organisme. Un certificat de réalisation est établi par l’Organisme au bénéfice du financeur; pour une action financée par le compte personnel de formation, il est généré par le service Mon Compte Formation. Le Stagiaire remet dans les meilleurs délais à l’Organisme les documents qu’il doit renseigner en tant que bénéficiaire (demande de rémunération ou de prise en charge des frais liés à la formation, attestations d’inscription ou d’entrée en stage, etc.).

Règlement intérieur établi en application des articles L. 6352-3, L. 6352-4 et R. 6352-1 à R. 6352-15 du Code du travail. Document aligné sur le contrat de formation professionnelle en vigueur, sur les conditions générales de vente et sur le référentiel national qualité. Annexes : Procédure de prévention et de traitement des violences, du harcèlement et des discriminations; Charte de prévention des violences, du harcèlement et des discriminations; Charte d’accessibilité et de prise en compte du handicap.